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Escritório de processos: do planejamento à execução

1 de julho de 2022 - 13:29 # # # #

Texto: Juliana Marques | Foto: Daniel Araújo

Registro de mais um planejamento com a equipe da Adins

Você sabe o que é um escritório de processos? Instituições, órgãos públicos e grandes empresas normalmente possuem essa unidade de assessoramento, responsável por produzir o passo a passo até a concretização de um objetivo. Esse conjunto de ações é feito por uma equipe especializada que se utiliza de sistematização, metodologia e de documentos para auxiliar todo o procedimento.

Na Escola de Saúde Pública do Ceará Paulo Marcelo Martins Rodrigues (ESP/CE), autarquia vinculada à Secretaria de Saúde (Sesa), por exemplo, existe a Assessoria de Desenvolvimento Institucional (Adins), que, por meio do Escritório de Processos Organizacionais (EPO), realiza essas atividades.

Nós oferecemos à ESP/CE, com a Metodologia da Modelagem de Processos em 5 Passos (MP5), toda a parte de gestão de processos para a reestruturação de serviços internos dos setores, mapeamento, monitoramento, modelagem, indicadores, análises, redesenhos e procedimento operacional. Enfim, organizamos de forma documentada todo o planejamento até a execução do plano”, explica o consultor de processos da ESP/CE, Alexandre Sousa.

Ainda de acordo com o especialista, os processos são feitos juntamente com o acompanhamento do setor solicitante durante encontros semanais. Desta forma, é possível identificar a evolução da demanda. Os benefícios são muitos como, celeridade, segurança – pois todo o procedimento é feito de maneira documental – e praticidade. 

“Quando prestamos o serviço de modelagem, isso permite um melhor gerenciamento dos riscos e possibilita uma prestação de contas mais eficaz com os órgãos de controle. Um exemplo que podemos citar é de um funcionário que não consegue tirar férias, pois ninguém sabe como fazer a sua atividade. Com o processo modelado, isso não acontece, pois o conhecimento está registrado, facilitando a integração de novos colaboradores para a execução de um serviço”.

Na prática

Com a chegada da pandemia de covid-19 e muitas atividades sofrendo mudanças devido à inclusão de novos colaboradores, além da novidade dos serviços híbridos, a secretária acadêmica da ESP/CE, Ana Xenofonte, percebeu que a sua área precisava se reestruturar, pois algumas atividades estavam com as informações desatualizadas e outras sendo feitas em duplicidade com setores parceiros.

“Um ajuste que vamos fazer, mas que só conseguimos identificar agora,  com o apoio dessa assessoria, envolve a Residência Multiprofissional. O processo de inscrição e matrícula são demandas nossas, mas outros serviços, como, por exemplo, o espelho do certificado, que deveria ser feito pela Secretaria Acadêmica, atualmente é solicitado via administração da própria residência, que é um outro setor. Isso gera um ruído nas informações”, exemplifica.  

A consultoria com a Secretaria Acadêmica (Secac) acontece há um mês. Até o momento, diversos processos organizacionais já foram vistos pela equipe como, por exemplo, aberturas de cursos no sistema acadêmico, fluxo de certificados e declarações de eventos e mudanças que envolvem o ensino híbrido.  

As diretorias e gerências da ESP/CE que quiserem solicitar o serviço de assessoria da ADINS podem entrar em contato no telefone 3101.1080. O SUITE, novo sistema de digitalização de processos do Estado que está em processo de implantação, também é um meio para abrir o chamado para pedir a abertura de um processo.